Personeel bij bedrijfsovernameUw personeel bij bedrijfsovername verdient de juiste aandacht. Een volledige, correct bijgewerkte en inzichtelijke administratie van uw personeel bij bedrijfsovername  is de basis voor een vlotte bedrijfsoverdracht. Dat draagt zo bij aan de waarde van uw onderneming. Zo voorkomt u  financiële risico’s en claims bij de verkoop van uw bedrijf. Kern is een degelijke personeelsadministratie en pensioenadministratie. Zo wordt inzichtelijk dat u de wettelijke regels hebt nageleefd.

Personeel bij bedrijfsovername

Personeel gaat mee bij bedrijfsoverdracht. Het maakt niet uit of u hierbij kiest voor een aandelentransactie of een activa passiva transactie. Het personeel bij de nieuwe werkgever (overnemer) maakt aanspraken op dezelfde (of betere) arbeidsvoorwaarden die hij (zij) genoot bij de oude werkgever (overdrager). Als overdrager blijft u zelfs aansprakelijk voor het -door u gevoerde personeelsbeleid. Wanneer zich later ondeugdelijkheden voordoen, dan zal u als overdrager daarop kunnen worden aangesproken. Het is duidelijk dat u de zaken met betrekking tot uw personeel bij bedrijfsovername goed moet regelen. Tijdig en adequaat!

Due diligence

Het loont dus om voorafgaande aan een bedrijfsoverdracht te investeren in een controle van alle aspecten aangaande uw personeel. Dit om te voorkomen dat u tijdens het verkooptraject geconfronteerd wordt met onverwachte zaken. Het gaat hierbij om te onderzoeken in hoeverre uw dossiers van uw personeel volledig zijn, of aanmeldingen voor pensioen en andere verzekeringen bijgewerkt zijn, of salarisgegevens correct zijn verwerkt, in hoeverre bij ziekte bij uw medewerkers wordt gehandeld in overeenstemming met de geldende wetgeving, enzovoorts.

Pensioenfonds

Waar moet u aan denken in situaties als het gaat om uw personeel bij bedrijfsovername? Bijvoorbeeld aan verschillen tussen de gegevens zoals die bekend zijn bij u en bij de pensioenverzekeraar: een medewerker die ooit parttime heeft gewerkt en nu fulltime werkt. Maar waarvan de verandering in uren nooit is doorgegeven aan de verzekeraar of het fonds. Dit heeft voor u financiële consequenties want dit zal met terugwerkende kracht aangepast moeten worden.

Administratieve organisatie

Uw onderneming heeft het wellicht goed geregeld. Maar misschien vindt u ook wel dat uw administratie professioneler zou kunnen. Was het maar om er zeker van te zijn dat uw medewerkers op de juiste manier worden beloond. Mogelijk zijn uw procedures niet meer helemaal toegesneden op de nieuwe systemen die u hanteert. Het kan zijn dat hierdoor een aantal zaken niet goed wordt verwerkt. Als dat een paar jaar doorgaat dan stapelen uiteindelijk de onzorgvuldigheden zich op. Als voorbeeld geldt bedrijf A waar bleek dat

  • van ongeveer 20 medewerkers klopten de salarisgegevens bij de pensioenverzekeraar niet, dan wel was het parttime percentage bij de pensioenverzekeraar niet in overeenstemming met de werkelijkheid,
  • en van nog eens 10 medewerkers waren de partners en /of kinderen niet gemeld, terwijl dit volgens het pensioenreglement wel had gemoeten.

Het gevolg was dat het veel geld en tijd heeft gekost om al deze mutaties weer op te schonen. Ook moest de werkgever het nodige nabetalen aan de pensioenverzekeraar, om zo alles weer in lijn te brengen met de werkelijkheid. Op dat moment ging het niet goed met het bedrijf. Een nabetaling kwam financieel dan ook niet goed uit. Anderzijds: de werkgever vond het plezierig dat deze omissies naar boven waren gekomen. Hij wilde zich te allen tijde als goed werkgever afficheren. Dit was hier een onderdeel van. Procedureel is e.e.a. weer op de rit gezet en wanneer die procedures gevolgd worden is de kans groot dat dit soort fouten veel minder vaak voorkomen. En eventuele rechtszaken kunnen hiermee worden vermeden.

Pensioenverzekering

Het kan ook zijn dat niet alle medewerkers bij de pensioenverzekeraar bekend zijn. Dit wordt pijnlijk duidelijk wanneer een van uw medewerkers plots komt te overlijden en de nabestaanden in aanmerking komen voor een uitkering. Doordat de medewerker nooit is gemeld bij de verzekeraar, draait de werkgever op voor de gehele waarde van de uitkering.

Pensioenreglement

En het hoeft ook helemaal niet aan u als werkgever te liggen. Een voorbeeld: Na een wijziging in het pensioenreglement had de pensioenverzekeraar om nooit opgehelderde redenen 10 medewerkers die gewoon nog in dienst waren, uit de verzekering geschrapt. Deze periode duurde al ongeveer een jaar of drie. Had de werkgever dit kunnen ontdekken? Ja, als de premienota’s van de verzekeraar stelselmatig en in ieder geval een keer per jaar waren nagekeken. Is het goed afgelopen? Gelukkig wel. Het zou echter problematisch zijn geweest wanneer een van de medewerkers in de tussentijd langdurig ziek zouden zijn geworden dan wel zou zijn overleden. In dat geval ontstaat er een vervelende situatie tussen verzekeraar en werkgever. En de schuldvraag is iets wat je graag uit de weg gaat.

Personeelsadministratie

Ook kan het zijn dat adresgegevens van uw medewerkers niet correct zijn doorgegeven bij de instanties die dit moeten weten. Of dat de inhoud van het personeelsdossier niet meer overeenkomt met de inhoud van de salarisbetaling. Het is soms echt nodig om tot een reconstructie te komen van de loopbaanhistorie van een medewerker. Dit is vooral aan de orde als er zich in het verleden overnames hebben voorgedaan.

Wetgeving

Het is ook van belang na te gaan of u met uw beleid voor uw personeel nog rekening houdt met de wijzigende wet of regelgeving. Bijvoorbeeld over de flexibiliteit van de arbeid. U denkt misschien dat een medewerker nog een voorlopige verlenging van de arbeidsovereenkomst in aanmerking komt, terwijl in de praktijk hij al een overeenkomst voor onbepaalde tijd heeft.

Bedrijfsovername

U kunt voorkomen dat er problemen ontstaan over personeel bij bedrijfsovername. Door uw keuze om een grondig HRM onderzoek voorafgaand aan een verkooptraject te (laten) uitvoeren. U kunt hier het beste tijdig mee beginnen, uiterlijk een jaar voordat u uw bedrijf in de verkoop brengt.

Een kopende partij zal vrijwel zeker ook tijdens het boekenonderzoek een deskundige inschakelen die deze zaken onderzoekt. Wanneer dan onduidelijkheden naar voren komen, dan heeft dat invloed op het verkoopproces, zowel wat betreft de doorlooptijd als mogelijk ook wat betreft de verkoopprijs.

Sociale verzekeringen

Een voorbeeld: U bent van plan een bedrijf over te nemen. De standaard arbeidsduur bij uwbedrijf is een andere dan die van het overgenomen bedrijf. Het is van belang dan goed te kijken hoe de arbeidsduur van de nieuwe medewerkers vertaald wordt naar de nieuwe situatie. Dus iemand die eerst 40 uur werkte bij een fulltime dienstverband, werkt bij een bedrijf met een standaard arbeidsduur van 36 uur per week, voor 1,11 FTE. En niet voor 1 FTE. Dit heeft dus ook nawerking in alle sociale verzekeringen die op de medewerker van toepassing zijn. Wees daar alert op.

Reparatie arbeidsvoorwaarden

Wanneer u de arbeidsvoorwaarden goed geregeld heeft helpt dat in het gehele proces bij bedrijfsovername. Het neemt risico’s weg bij de kopende partij als deze interne organisatie wel op orde is. Uit een controle vooraf worden blinde vlekken opgespoord. Dit leidt tot een tijdige invoering van praktische maatregelen om afwijkingen op te lossen en te repareren. Dit geeft u een solide positie tijdens het onderhandelingsproces. Door de juiste aandacht aan uw personeel bij bedrijfsovername kunnen lastige vragen adequaat door u worden beantwoord.

Letizia Baas

Dit artikel is een bijdrage van Letizia Baas. Letizia heeft een praktijk voor arbeidsvoorwaarden en P&O.

©BBO&F